Wie Software dem Christkind hilft, ungehörte Wünsche zu erfüllen

Das Sozialprojekt Wichtel Challenge nutzt IT-Lösungen, um ihre wohltätige Weihnachtsaktion zu planen und effizient durchzuführen

Das wichtigste Projekt des Vereins SELBSTundLOS – Wirkstatt zur Förderung von sozialem Engagement ist die Wichtel Challenge, die in der Vorweihnachtszeit startet. Im Mittelpunkt des traditionellen Wichtelns sind sozial benachteiligte Menschen, die ihren – bisher ungehörten – Weihnachtswunsch erfüllt bekommen.

Was ist die Wichtelchallenge?

Wünsche von Menschen in Sozialeinrichtungen, wie z.B. Vinziwerke, Frauenhäuser oder SOS Kinderdörfer, werden digital mit den Wunscherfüllern zusammenführt. Ziel der Aktion ist es, dass diese Menschen wieder lernen, Wünsche zu artikulieren und Beschenkte und Schenkende einander näher zu bringen. Bisher wurden alle Wünsche im Rahmen der Wichtel Challenge auch erfüllt.

Start der Initiative 2017

SELBSTundLOS. "Wir wollten die ungehörten Wünsche unserer Stadt sichtbar machen und stellten diese via Facebook vor und vermittelten sie an jene Menschen, die sie erfüllten. Wir waren überwältigt vom Erfolg und im ersten Jahr erhielten bereits rund 150 bedürftige Menschen und Kinder ihre Geschenke".

Aufwendiges Sammeln und Vermitteln von Wünschen zu Beginn

Alle Daten mussten händisch eingegeben und verwaltet werden und es stellte sich bald die Frage, ob und wie Prozesse und Workflows besser und mit weniger Zeitaufwand verändert werden können:

"Rückblickend gesehen war unsere erste Wichtel Challenge wohl etwas chaotisch, wir hatten Angst, Wünsche zu übersehen oder doppelt zu vergeben", berichtet Obmann Heiling.

Collabri-Team unterstützt mehrfach

"Die MitarbeiterInnen des IT-Beratungsunternehmens Collabri gehörten von Anfang an zu unseren Unterstützern und sie fanden für uns eine ideale digitale Lösung, die nicht nur unsere Arbeit erleichterte, sondern sich auch für eine überregionale und zahlenmäßige Ausweitung unserer Weihnachtsaktion eignete", freut sich der Obmann von SELBSTundLOS.

Digitale Matching-Plattform für karitative Zwecke mit Jira

Collabri entwickelte einen Prototyp für die Wichtel Challenge. Die Basis ist ein Zuordnungssystem mit Jira Produkten: Registrierte Sozialreinrichtungen tragen auf einer Online-Plattform ihre eigenen Daten (Adresse, Öffnungszeiten) und die Weihnachtswünsche Ihrer KlientInnen ein. Engagierte Menschen (Private oder Unternehmen) erstellen ein Wichtel-Konto und wählen einen oder mehrere Wünsche aus, die sie persönlich erfüllen möchten. Die Wichtel besorgen das Geschenk, packen es liebevoll ein, und übergeben es der zuständigen Einrichtung entweder persönlich oder per Post. Nach digitaler Bestätigung von beiden – Institution und Wichtel – gilt der erfüllte Wunsch als abgeschlossen.

Reibungsloser Ablauf für einige Tausend Wünsche

Ursprünglich startete das Projekt in Wien, mittlerweile nehmen engagierte Helfer in mehreren Städten und Regionen in Österreich, Deutschland, Schweiz und Slowenien teil. Im Jahr 2019 konnten mehr als 1.300 Herzenswünsche erfolgreich erfüllt werden.

Aktueller Stand auf einen Blick

"Ohne die eingesetzte Software von Jira könnten wir die an uns herangetragenen Wünsche nicht so systematisch abarbeiten und auch nicht so schnell", erklärt Vereinsobmann Heiling. "In einem Dashboard mit Kreisdiagrammen sieht das Kernteam in Echtzeit den Status aller offenen Wunscherfüllungen: Das erleichtert uns die Steuerung der Aktivitäten", so Heiling. Insgesamt arbeiten mehr als 50 ehrenamtliche Unterstützer in ihrer Freizeit für die Wichtel Challenge.

"Wir sind ein relatives junges Team in dem nicht alle so IT-affin sind. Deshalb ist es auch notwendig, dass die eingesetzten IT-Lösungen wirklich einfach zu bedienen sind", so Heiling weiter. Und Mehrsprachigkeit ist auch entscheidender Faktor: Denn es kommen laufend neue Anfragen aus ganz Europa, um bei der Wichtel Challenge mitzumachen.

Sinnvolle IT-Lösungen für humanitäre Projekte

Gemeinnützige Vereine und Non-Profit-Organisationen und ihre ehrenamtlichen MitarbeiterInnen haben ähnliche Anforderung an ihre IT: Sie brauchen niedrige Kosten für Anschaffung und Betrieb, geringe Systemanforderungen an Software und Hardware und eine einfache Handhabung.

Christian Heiling kannte die eingesetzten Tools eigentlich nur als spezielle Werkzeuge für Software-Entwickler. "Ich war begeistert, dass das Collabri-Team – selbst engagierte Wunscherfüller – so eine kreative und exakt auf unsere Bedürfnisse abgestimmte Lösung gefunden hat", so der Obmann.

Das Fazit von Christian Heiling, Obmann von SELBSTundLOS "So können wir kostengünstig und einfach das Projektmanagement für die Wichtel Challenge, die Zusammenarbeit und Kommunikation des wachsenden Wichtel-Teams und auch die am Ende so wichtige Evaluation unserer Charity-Aktion durchführen."