5 häufige Fehler in der Nutzung von Jira (Server)

Hier die unserer Meinung nach 5 häufigsten Fehler im Umgang mit Jira (Server):

1. Falsches Licensing

Jira ist ein Tool für Software-Entwickler. Das war zum einen Anfangs tatsächlich so, und kaum ein Software-Entwickler wird je etwas anderes behaupten. Was jedoch viele nicht wissen: Jira bietet sehr unterschiedlichen Positionen und Sichtweisen ihres Unternehmens genau das, was sie brauchen.

Mit Jira Core, Jira Software und Jira Service Desk werden unterschiedliche Features in derselben Applikation lizenziert. Serviceteams brauchen keine Sprints und auch keine Epic-Burndown-Charts. R&D-Abteilungen und Entwickler wollen mit einem Kundenportal oder SLAs nichts zu tun haben. Und Projektmanagement-Teams interessieren sich eher für den Gesamt-Fortschritt. Aber sie arbeiten alle im selben Unternehmen, und sollten demnach auch zusammen im selben System arbeiten.  Da hilft es, wenn jeder die Features und Plugins bekommt, die er auch tatsächlich benötigt.

Praxis-Erfahrung: Alle im Haus haben eine Jira Software-Lizenz, es gibt keinen Jira Service Desk im Haus. Trotzdem werden Produktsupport-, Change- und Service Tickets im Jira verwaltet. Es ist kein Servicekatalog hinterlegt, es gibt ein zusätzliches Service Desk Tool im First Level Support, und im schlimmsten Fall legt noch jemand händisch die Tickets ein zweites Mal an.

2. Schlechte Plugin-Strategie

Bei mittlerweile über 3500 Apps im Jira-Marketplace gibt es natürlich qualitativ unterschiedliche Produkte. Nicht alle Produkte werden kontinuierlich weiterentwickelt, manche verändern sich über die Zeit - Fakt ist: Die Wahl der richtigen Plugins ist kritisch. Welche Features bietet das Plugin, welches die Mitbewerber – und wie gut integriert es mit meinen bisherigen Plugins? Beziehungen zu den Herstellern und ein Gefühl für deren Roadmaps helfen. Im Einzelfall ist der Situation oft trotzdem nur durch Erfahrung und die Bereitschaft zu Trial & Error beizukommen.

Praxis-Erfahrung - Die 3 schlechtesten Strategien:

1. keine Plugins:
   Keine Plugins zu verwenden, würde bedeuten, etliche dieser 3500 Räder neu erfinden zu wollen. Diese Zeit sollten Sie besser verwenden, finden wir.
    
2. kleine Plugins:
   Kleine Plugin-Hersteller, die Single-Skilled oder wirtschaftlich nicht überlebensfähig sind, sind Sollbruchstellen in Ihrem System.
    
3. Zu viele Plugins:
   Mit der Zahl der Plugins wird natürlich auch das Gesamtsystem komplexer und somit weniger performant. Außerdem erschwert jede zusätzliche Komponente die Interoperabilität zwischen den Plugins, die Administration und auch den Update-Prozess.
   
    

3. Abschottung

„In unserer Abteilung funktioniert Jira super. Und das soll auch so bleiben.“
Ein selten so klar ausgesprochener, aber vielfach gedachter Satz.

Mangelnde Erfahrung im Umgang mit Requirements aus anderen Unternehmensbereichen führen oft dazu, dass ein Jira-Admin die Notbremse zieht und „Stop“ sagt. Das passiert in vielen größeren Unternehmen, wenn aus einer Nischenlösung plötzlich eine unternehmensweit eingesetzte Software wird. Manchmal bedeutet dieses „Stop“ einfach nur: Ihr Jira-Admin ist überlastet!

Praxis-Erfahrung: In einzelnen Bereichen funktioniert Jira einwandfrei, aber für andere Bereiche gibt es keinen Zugang bzw. nicht ausreichend Lizenzen. Es werden komplizierte Umwege erfunden und zur „Unternehmenskultur“, um mit dem Jira-Team zu kollaborieren.

4. Zu wenig Ressourcen

Jira ist wie eine Pflanze. Es wächst organisch. Je größer ein Unternehmen wird, umso besser muss der Boden sein, auf den es „gepflanzt“ wird. Hier sparen bedeutet selten wirklich zu sparen. Manchmal heißt die Lösung einfach: Jira Data Center. Und wenn dann tatsächlich die anderen Abteilungen auch mitarbeiten und plötzlich Änderungswünsche auftauchen, wird es auf Dauer nicht länger hinauszuzögern sein, das Jira-Admin-Team personell zu verstärken. Das können Anfangs mühsame Verhandlungen um diese Ressourcen sein, aber nicht nur ihre eigene Abteilung, das ganze Unternehmen wird es Ihnen schon bald danken.

Praxis-Erfahrung: Immer wieder vermeiden Admins das Gespräch über zusätzliche Ressourcen. „Ich will niemandem zur Last fallen“; „Es geht ja auch so“; „Wir haben schon so viel ausgegeben“; „Außer mir versteht eh keiner wozu das alles gut ist“; „Ich schaff das schon irgendwie“ – es gibt viele Gründe, dieses Gespräch nicht zu führen. Und am Ende leiden die Servicequalität, das Unternehmen und der Admin selbst. Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt, und plötzlich – wie aus dem Nichts – kündigt der Admin.

5. Keine Updates

Gerade in komplexeren Systemen stellt ein Jira-Update oft eine große Herausforderung dar. Insofern sollte auch nicht leichtfertig jede neue Version deployed werden. Eine Planung und ein strukturierter Prozess sind wirkliche Bedingung für langfristigen Erfolg.

Praxis-Erfahrung: Es gibt keine angekündigten Wartungsfenster. Oft werden Mitarbeiter mit einer Anforderung wieder weggeschickt, die Jira schon längst erfüllt. Sobald es jemand updated.

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