Schluss mit der Zettelwirtschaft

Wie der Handwerksbetrieb "Die Maierei" mit digitalem Aufgabenmanagement die Übersicht und Planung meistert.

Der vor zwölf Jahren in Graz gegründete Meisterbetrieb von Christian Maier bietet unterschiedliche Services rund um die Pflege und Instandhaltung von Immobilien. Hausverwaltungen und auch Privatkunden beauftragen "Die Maierei" mit der Renovierung von Wohnungen. Von der Sanierung von Bad und Küche, über Reparaturen bei Fenster und Türen, Ausbesserungsarbeiten bei Wänden und Mauern, Bodenschleifen und dem Ausmalen oder der Abstimmung mit Professionisten für Heizung und Elektrik: Christian Maier und sein Team kümmern sich kompetent und zuverlässig um Sanierung und Innenausbau.

Die Grenzen der Aufgabenplanung auf Papier

Mit zahlreichen Aufträgen wachsen die Anforderungen an die Planung und Organisation: Anfragen kommen meist per E-Mail von Hausverwaltungen, Wohnungen und Baustellen werden persönlich besichtigt, Aufträge entgegengenommen und Fotos angefertigt. Im Büro werden die Aufträge einzeln in Excel erfasst und Fotos müssen händisch zugeordnet werden, um die Angebote zu erstellen. Danach wird Material für die notwendigen Arbeiten bestellt.

Alle Arbeitsschritte unterwegs wurden bisher mit Papier und Stift dokumentiert, laufende Informationen zu den Aufträgen notiert. So entstand eine unsystematisches Nebeneinander von Notizen, und es war schwierig, den Überblick über die zeitliche und personelle Planung zu behalten.

Eine Software finden für mehr Überblick

"Ich habe nach einem Ausweg gesucht, die umständliche und nervige Zettelwirtschaft zu beenden. Mein Ziel war es, alle Aufträge und Arbeiten zu dokumentieren, Notizen und Fotos rasch zuzuordnen und mit unserem Kalender zu verbinden", erklärt der Unternehmer Christian Maier. "Deshalb haben wir eine der zahlreichen Software-Lösungen ausprobiert, mit denen man Projekte und Aufgaben managen kann", so Maier weiter. "Aber schon beim Öffnen fand ich die vielen Möglichkeiten verwirrend. Es war einfach zu umständlich und zeitaufwändig, die Software an unsere Bedürfnisse anzupassen."

Eine Software-Lösung passt sich den Menschen an

Eine Stärke des Collabri-Teams ist: sie können zuhören und verstehen, wie Prozesse in unterschiedlichen Unternehmen ablaufen. Und sie wissen, wie die Zusammenarbeit in Teams digital am besten unterstützt werden kann. Nach Gesprächen mit Unternehmer Maier wurde zunächst eine grobe Struktur erarbeitet und mittels eines Demo-Systems Einsatzmöglichkeiten der Software gezeigt.

"Am Anfang waren die Abläufe etwas fremd und man muss auch Arbeit hineinstecken. Aber es bringt etwas, seine eigenen Betriebsprozesse zu hinterfragen", erklärt Christian Maier. Bei der Präsentation setzte Collabri Änderungswünsche zum Teil gleich vor Ort um und schulte auch gleich ein. "So erhielten wir rund zwei Tage nach dem Erstgespräch eine für unseren Betrieb maßgeschneiderte digitale Lösung, mit der wir gut arbeiten können“, fasst Maier zusammen.

Projekte, Aufgaben und Teams organisieren mit Jira

Das Projekt für den Handwerksbetrieb "Die Maierei" wurde mit Jira Core umgesetzt. Mittels Workflows werden Prozesse und Aufgaben definiert: diese lassen sich von Anfang bis zum Ende digital darstellen und sind mit dem Kalender synchronisiert.

Der Hauptfokus war die Abarbeitung von Aufträgen mit Hilfe des Outlook Kalenders. Jeder Auftrag wird im System erfasst – egal ob mit der App von unterwegs oder im Büro. Alle Aufträge sind in einem übersichtlichen Dashboard dargestellt und werden den einzelnen Mitarbeitern für die Erledigung zugewiesen. Anhänge wie Fotos und zusätzliche Informationen können jederzeit hinzugefügt werden und sind für alle sofort sichtbar.

"Kein Auftrag wird übersehen, der aktuelle Stand und mit allen Ressourcen – ob Mitarbeiter oder Material – sind auf einen Blick erkennbar. Ich kann jetzt viel strukturierter planen und ersparte mir dadurch Zeit und überflüssige Wege", freut sich der Unternehmer.

Das Fazit über den Wechsel zum online Arbeiten

"Zu Beginn konnte ich es mir nur schwer vorstellen, mit einer Softwarte alle Aufgaben darzustellen und zu organisieren. Ich musste mir Zeit nehmen und damit wirklich arbeiten, ebenso meine Mitarbeiter. Wenn ich im Stress bin, bin ich verleitet wieder Zettel und Stift zu benutzen. Aber die Projektkosten motivieren mich, das neue System zu verwenden und auch weiter anzupassen." zeigt Christian Maier überzeugt. Sehr positiv beurteilt er auch die Zusammenarbeit mit dem Team von Collabri: "Ähnlich wie unser Betrieb haben sie Handschlagqualität: Sie arbeiten gewissenhaft, sind immer telefonisch erreichbar und gehen auf unsere Wünsche ein."